Visibilidade e controle são dois fatores importantes para o sucesso da gestão de uma empresa. Quando se trata da área financeira isso é ainda mais crucial: saber a origem dos gastos e dos lucros ajuda a guiar estratégias e investimentos. Para isso, a ferramenta de centro de custos se mostra a melhor opção.
O centro de custos nada mais é do que uma forma de organizar os dados financeiros da empresa a partir da sua divisão em unidades de acordo com a natureza das atividades. Isso pode ser feito por setores: TI, contabilidade, recursos humanos, manutenção etc. Ou também por projetos, como a implementação de uma nova tecnologia ou lançamento de um produto.
Dessa forma, o monitoramento e controle dos gastos da empresa é facilitado, permitindo uma visão mais holística e detalhada das despesas. Na prática, isso significa que todos os custos passarão a ter uma identificação ou estar atrelados a determinada área ou projeto, evitando que a situação saia do controle.
Para te ajudar a melhorar a gestão financeira da sua empresa e alcançar esse nível de controle, a Adição Contábil traz neste artigo tudo que você precisa saber sobre o centro de custos. Confira:
- O que é centro de custos?
- As vantagens da gestão por centro de custos
- Como utilizar a ferramenta no dia a dia da empresa
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O que é centro de custos?
Trata-se de uma ferramenta de gestão de despesas que divide a empresa em setores ou projetos. Cada um deles representará um centro de custos, ganhando autonomia e respondendo por responsabilidades operacionais ou financeiras.
Tal fragmentação facilita tanto análises contábeis quanto gerenciais. Juntos, todos os centros de custo representam a empresa.
É importante, porém, não confundir o centro de custos com o centro de resultados. Enquanto um está focado nas despesas de uma área ou projeto, o outro controla os retornos financeiros. Juntas, essas duas ferramentas permitem identificar gaps e oportunidades.
As vantagens da gestão por centro de custos
Entre os principais benefícios trazidos pela maior visibilidade dos gastos da empresa estão:
- Controle dos gastos: facilita o monitoramento do uso dos recursos financeiros, ajudando a evitar desperdícios e controlar os orçamentos.
- Análise de desempenho: permite avaliar a eficiência de setores ou projetos, identificando onde são necessárias melhorias.
- Assertividade na alocação de recursos: os investimentos passam a ser direcionados para as frentes que oferecem maiores retornos ou que necessitam de mais suporte.
- Tomadas de decisões guiadas: com informações detalhadas em mãos, é possível planejar com maior precisão, o que traz mais segurança e oportunidades para a empresa.
- Transparência e responsabilidade: a partir do momento em que cada departamento se torna responsável pelas suas despesas, cria-se um senso de responsabilidade em cumprir metas e objetivos. Isso pode influenciar, inclusive, na maior lucratividade da empresa.
Como utilizar a ferramenta no dia a dia da empresa
Para implementar o centro de custos e garantir eficiência para que as vantagens listadas acima sejam percebidas, é preciso fazer com que a ferramenta se encaixe às necessidades da organização. Um passo a passo para isso seria:
1. Definição de objetivos
Faça uma análise da gestão financeira atual da empresa e defina quais são os principais objetivos da adoção do centro de custos. O que a sua empresa busca? Aumentar o controle financeiro? Ganhar transparência? Melhorar a alocação de recursos? Essa definição irá guiar os próximos passos.
2. Estruturação dos centros de custos
A partir dos objetivos definidos, é preciso estruturar a segmentação dos centros de custos. Eles podem ser divididos de acordo com departamentos, projetos, regiões geográficas, entre outros.
Para entender qual o melhor caminho, é importante listar todas as áreas, departamentos ou unidades que geram custos. Assim, fica mais fácil desenhar um sistema que se encaixe e faça sentido para o dia a dia da empresa.
3. Classificação dos centros de custos
Com a segmentação dos centros de custos definida, é hora de classificá-los de acordo com as suas características principais e a estrutura definida.
Por exemplo, se a estruturação foi feita de acordo com departamentos, a classificação pode ser operacional (manutenção, TI), administrativo (RH, contabilidade) e vendas (comercial, marketing). Agora, se foi por localização, pode ser escritório em São Paulo, loja em São Paulo, fábrica em Cotia e por aí vai.
Além disso, é importante levar em consideração se o centro de custo é produtivo ou não, ou seja, se impacta diretamente no lucro da empresa ou não. A área de RH, por exemplo, é considerada não produtiva.
4. Definição de responsabilidades
Cada centro de custos deve ter responsabilidades claras e um gestor nomeado para monitorar e responder por elas. Este gestor será apoiado por outra pessoa, responsável por aprovar despesas e manter o bom controle financeiro.
5. Definição de políticas
A forma como os custos devem ser informados e gerenciados precisa ser padronizada. É preciso, por exemplo, criar diretrizes de como os custos indiretos devem ser distribuídos entre os centros de custos, bem como KPIs de monitoramento e formatos para relatórios.
6. Implementação de sistemas
Na era digital, é difícil pensar na implementação de centros de custos sem o uso de ferramentas tecnológicas para apoiar e facilitar o trabalho. Sistemas de contabilidade, softwares de ERP e outras soluções podem ajudar a automatizar etapas e dar eficiência ao processo.
7. Treinamento
Para que todas essas etapas da implementação tenham sucesso, as pessoas envolvidas precisam ser treinadas e compreender a importância do novo processo.
Mantenha um canal de comunicação aberto para que os colaboradores se sintam apoiados e engajados, podendo tirar dúvidas sobre as novas políticas sempre que necessário.
8. Monitoramento e melhoria
Após a implementação do centro de custos, torna-se necessário o monitoramento contínuo para compreender o desempenho de cada um deles e garantir que a estratégia esteja de acordo com os objetivos da empresa.
Peça feedbacks para os colaboradores envolvidos e, caso necessário, repense a estruturação, as responsabilidades ou o que for necessário.
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