Organização pessoal: como criar um sistema para melhorar a sua vida

Gerenciar as tarefas do dia a dia não é algo fácil. Para além das atividades já programadas, é necessário lidar com o cansaço, com o estresse, com as distrações e com imprevistos para garantir que tudo esteja concluído dentro do prazo esperado. Alguns métodos de organização pessoal tornam esse desafio possível.

A organização pessoal em si é a capacidade de gerir o tempo e as tarefas diárias de forma a tornar-se mais eficiente e produtivo, conseguindo equilibrar melhor a vida pessoal e a vida profissional. Esse equilíbrio aliás, é um dos grandes benefícios de quem desenvolve uma boa organização: deixar de viver para trabalhar.

São vários os métodos e ferramentas que podem ser postos em prática para melhorar a organização pessoal. Eles envolvem questões como planejamento, estabelecimento de prioridades, gestão do tempo, listas de tarefas e até as condições dos ambientes em que se trabalha/ vive.

Neste conteúdo desenvolvido pela Adição Contábil, você entenderá a importância da organização pessoal, conhecerá alguns métodos conhecidos e testados, e entenderá como adotá-los na sua rotina. Confira!

Os benefícios da organização pessoal

A organização pessoal pode trazer inúmeros benefícios tanto para a vida pessoal quanto para a profissional. Alguns deles são:

Melhoria da produtividade: com a rotina mais organizada e as tarefas elencadas por prioridade, o foco aumenta e torna-se possível realizar mais em menos tempo.
Redução do estresse: a sensação de controle e o conhecimento de tudo que precisa ser feito ajudam a reduzir a ansiedade e, consequentemente, o estresse.
Qualidade do trabalho: o maior foco e a dedicação do tempo correto para cada tarefa resultam em melhores entregas. Além disso, os prazos passam a ser cumpridos com mais frequência.
Equilíbrio: o tempo bem dividido e gasto com mais eficiência permite que haja um maior equilíbrio da energia gasta com a vida pessoal e com o trabalho.
Melhora da autoestima: a percepção de que as metas estipuladas estão sendo cumpridas aumenta a confiança nas próprias capacidades e permite que a pessoa busque cada vez por mais.
Desenvolvimento de hábitos saudáveis: a melhor gestão do tempo permite que períodos do dia sejam separados para a alimentação, a prática de exercícios e o descanso, o que melhora a qualidade de vida e a saúde.

5 métodos de organização pessoal

As vantagens de ter uma boa organização pessoal saltam aos olhos. Mas, como dar os primeiros passos para começar a perceber os benefícios no dia a dia? A resposta para isso pode estar na adoção de métodos voltados para auxiliar a melhor gestão do tempo. Alguns deles são:

1. Método GTD (Getting Things Done)

Como o próprio nome do método sugere (Getting Things Done em tradução livre para o português significa “Ir fazendo as coisas”), uma boa organização pessoal deve ser feita por partes. Dessa forma, o conceito criado por David Allen tem como principal objetivo organizar as tarefas de forma eficiente a partir de etapas.

A primeira etapa consiste em anotar todas as tarefas, ideias e compromissos que surgirem. A partir disso, uma análise deve ser realizada para compreender o peso e a necessidade de cada tarefa. O terceiro passo consiste em classificar essas tarefas por categorias e planejar as ações.

A ideia é que o planejamento seja revistado de forma regular para que a organização esteja atualizada e de acordo com a rotina. Para manter-se engajado com o planejamento, estipule metas reais que estejam de acordo com sua rotina e suas prioridades.

2. Método Pomodoro

Desenvolvido por Francesco Cirillo, o método Pomodoro propõe que o controle do tempo é capaz de aumentar a concentração e a produtividade, além de prevenir a exaustão mental. Exatamente por isso, ele consiste em dividir as atividades em intervalos de tempo cronometrados, geralmente de 25 minutos (chamados de Pomodoros).

Na prática, é necessário iniciar o cronometro antes começar qualquer tarefa. Até que o “timer” desperte, a concentração deve estar dedicada exclusivamente a essa tarefa. Após o tempo estipulado, descanse por 5 minutos, beba uma água, estique o corpo, vá ao banheiro. O processo então é reiniciado. Após quatro repetições, é indicado que o tempo de descanso seja de 15 a 30 minutos.

3. Método Kanban

Utilizado em diversas situações, inclusive dentro de projetos de empresas, o Kanban é uma ferramenta para gerenciar o fluxo de trabalho. Voltado para a organização pessoal, a ideia é criar um quadro com colunas “Para Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”.

Dispostas nessas de acordo com o seu status, as tarefas ganham visibilidade e passa-se a ter uma noção do quanto de energia e tempo cada uma delas irá precisar.

4. Método Eisenhower

Também conhecido como Matiz de Prioridades, essa metodologia consiste na divisão das tarefas em quadrantes com base na sua urgência e importância.

Quadrante 1: Tarefas urgentes e importantes, que devem ser feitas imediatamente.
Quadrante 2: Tarefas importantes, mas não urgentes. O ideal aqui é dedicar tempo para planejar a ação.
Quadrante 3: Tarefas urgentes, mas não importantes. São as ações que podem ser delegadas.
Quadrante 4: Tarefas não urgentes e não importantes, que devem ser reduzidas.

5. Bullet Journal

Para quem ainda gosta de escrever no papel e não depender apenas do ambiente digital, o sistema Bullet Journal convida a planejar tarefas, metas e conquistas em um caderno. Separe um espaço para cada tarefa e planeje-a, utilizando símbolos para marcá-las.

Ao personalizar as folhas do caderno, a pessoa pode se divertir organizando as tarefas, o que torna o processo menos maçante e aumenta o engajamento.

Mudando a realidade do dia a dia

Como visto, existem diversos métodos que auxiliam na organização pessoal, basta encontrar qual combina melhor com a sua personalidade e a sua rotina para começar a colocá-lo em prática.

Além dos métodos, é importante manter o ambiente de trabalho limpo e organizado, de forma que a concentração possa ser mantida. Por outro lado, se você sofre com a procrastinação, vale entender o verdadeiro motivo disso e se ele está relacionado a questões psicológicas. Este outro artigo da Adição Contábil pode ajudar nessa compreensão.

Gostou do conteúdo? Siga a Adição Contábil nas redes sociais para mais.