Quantas vezes você já reclamou que faltou tempo no dia para realizar todas as tarefas que precisa? Com a rotina cada vez mais acelerada – ritmo trazido pelo avanço do digital e a velocidade da tecnologia –, as atividades diárias se multiplicam e fica cada vez mais difícil encontrar um equilíbrio dentre vida pessoal e profissional. Mas a Produtividade 4.0 chega para tentar mudar esse cenário.
A metodologia da Produtividade 4.0 envolve três frentes principais: uso de ferramentas; aprendizado constante; e incorporação de soluções tecnológicas no dia a dia do trabalho. A proposta é que, a partir disso, as pessoas consigam fazer mais e com maior qualidade.
A principal novidade do conceito de organização do trabalho voltado para a produtividade é dar liberdade para que as pessoas organizem o próprio tempo – assim, elas estabelecem prioridades, possuem flexibilidade do horário de trabalho e se sentem empoderadas e motivadas a entregar o melhor de si.
Diante de uma realidade na qual 18,6 milhões de brasileiros convivem com o transtorno de ansiedade, segundo a OMS, a maior atenção para a saúde dos colaboradores é fundamental. Afinal, a boa produtividade depende de sono de qualidade, saúde física e mental em dia, e o sentimento de que os deveres estão sendo cumpridos.
Em paralelo, o uso de ferramentas tecnológicas no dia a dia e o preparo das pessoas para tirar o melhor proveito delas formam a tríade que coloca a Produtividade 4.0 em prática. Se interessou pelo tema e quer adotar a metodologia no dia a dia? Neste artigo você verá:
- O que é Produtividade 4.0?
- Os pilares da Produtividade 4.0
- Como adotar a Produtividade 4.0 no dia a dia?
O que é Produtividade 4.0
A transformação digital faz parte de todas as empresas, que precisam estar cada vez mais preparadas para adotar novas tecnologias e evoluir processos, produtos e serviços. É preciso inovar na mesma velocidade que as tecnologias surgem.
Para isso é essencial ter eficiência. Esse é o principal objetivo da Produtividade 4.0: alinhar ferramentas, conhecimento e tecnologias para desenvolver profissionais mais eficientes e, consequentemente, sair na frente da concorrência.
Cada vez mais cobrada dos profissionais, a produtividade passa a acompanhar a evolução digital. A partir de agora, os colaboradores são apoiados pela tecnologia para realização dos trabalhos diários.
Dessa forma, desde ferramentas de gestão de tarefas até Inteligência Artificial se tornam facilitadores do trabalho e parte do dia a dia das pessoas. Exemplo disso é o ChatGPT, Inteligência Artificial generativa da Open.AI, que já vem sendo utilizada por profissionais de diversas áreas como apoio na realização de tarefas.
Muitas empresas de atendimento ao cliente, por exemplo, já implementaram a Inteligência Artificial generativa em suas operações. A tecnologia analisa dados e desenvolve respostas de forma personalizada, indicando o que o agente deve responder para cada cliente. Ganha-se em assertividade, personalização e rapidez nos contatos.
Os pilares da Produtividade 4.0
Um dos principais especialistas em Produtividade 4.0, Christian Barbosa, afirma que o tempo é um dos ativos mais preciosos e não se pode desperdiçá-lo com o que não traz os resultados desejados. Os três pilares do método ajudam a ter foco e impedir que isso aconteça. São eles:
Ferramentas
Metodologias de trabalho e ferramentas voltadas para a entrega das atividades no prazo estipulado, bem como para o aumento da capacidade produtiva são essenciais dentro da Produtividade 4.0.
Elas variam de acordo com a realidade de cada empresa, mas entre as principais estão as metodologias ágeis (scrum, kanban; lean; entre outras) e ferramentas de gestão de tempo e atividades (Trello; Asana; Jira; entre outras).
A ideia é que, a partir de um maior controle e visualização das tarefas diárias, seja possível criar cronogramas, organizar o tempo e desenvolver uma rotina produtiva que espante de vez a procrastinação.
Cultura do aprendizado
Como novidades surgindo a todo momento, os profissionais precisam estar preparados para o novo. Nesse sentido, o desenvolvimento de novas habilidades precisa ser constante.
Para a Produtividade 4.0, as equipes precisam estar, necessariamente, capacitadas, com soft e hard skills em dia, para serem produtivas e eficientes. A partir do conhecimento, as pessoas passam a ter uma visão mais crítica do trabalho, se sentem mais à vontade para se envolver com as questões da empresa e, consequentemente, colaboram mais.
Dentro desse âmbito, Christian Barbosa destaca a importância da capacidade de aprender de forma acelerada e buscar aplicar o conhecimento com agilidade. Assim, a possibilidade de a pessoa ser capaz de resolver problemas complexos com facilidade é muito maior.
O especialista divide o aprendizado em três níveis: saber, quando há um conhecimento superficial sobre o tema; aprender, quando a pessoa desenvolve competência sobre o tema; e compreender, quando o conhecimento é absorvido e utiliza-se inteligência para colocá-lo em prática. Este último é o que interessa para a Produtividade 4.0.
Tecnologia aplicada à performance
A tecnologia faz cada vez mais parte do dia a dia das pessoas e para a rotina de trabalho não seria diferente. São inúmeras as possibilidades que as soluções tecnológicas oferecem para otimizar as tarefas diárias e melhorar as entregas realizadas.
Automações que utilizam Inteligência Artificial já trabalham, por exemplo, para coletar e estruturar dados, gerando relatórios completos que auxiliam em tomadas de decisão assertivas. Dessa forma, não é mais necessário gastar horas classificando dados dos clientes manualmente.
Outra possibilidade está no uso de plataformas de Workforce Management. Com diversas tecnologias aplicadas, essas soluções acompanham de perto o dia a dia das pessoas, medindo produtividade, eficiência e habilidades. A partir disso, é possível identificar pontos de melhoria e desenvolver novas estratégias.
Softwares especializados em gestão financeira, CRMs atualizados em tempo real e muitas outras possibilidades a partir do bom emprego da tecnologia ajudam a reduzir o tempo dedicado a algumas atividades. Esses são apenas alguns exemplos.
Como adotar a Produtividade 4.0 no dia a dia?
Fazer mais em menos tempo é o sonho de todo mundo. Mas, como aplicar a Produtividade 4.0 no dia a dia? Organização e controle das distrações é o princípio de tudo.
Compreender quais são as tarefas diárias – tanto da vida pessoal quanto da profissional –, organizá-las, criar ordem de prioridade e separar momentos específicos para desenvolver cada uma delas é essencial.
Para manter o planejamento sob controle, indica-se desativar notificações das redes sociais, preparar um checklist para atualizar durante o dia e programar despertadores para momentos de pausa e descanso mental.
O Método Pomodoro costuma funcionar nesse sentido. Funciona assim: você estabelece ciclos de concentração, que podem ter de 25 a 50 minutos. Entre cada ciclo há um período de 5 minutos para beber água, ir ao banheiro, esticar o corpo. A cada quatro períodos, o tempo de descanso pode ser maior. Pelas recompensas, a mente acaba se concentrando com mais facilidade e, consequentemente, a produtividade aumenta.
Com o apoio de ferramentas e de tecnologia, e estando preparado tecnicamente para entregar o que é necessário no trabalho, a consequência é a adesão à Produtividade 4.0. Quanto mais eficiente, mais tempo sobrará para dedicar ao lazer, à saúde e todas as outras questões importantes da vida pessoal.
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